Organiser un salon professionnel à Paris représente une opportunité stratégique pour toute entreprise désireuse de renforcer sa visibilité, établir des partenariats solides et interagir directement avec son public cible.
Un événement bien conçu peut transformer vos relations professionnelles et positionner votre marque au cœur de votre secteur d'activité.
Pour garantir le succès de votre salon, une planification minutieuse est essentielle. Cela inclut la réservation d’un emplacement clé, la création d’un stand attractif et interactif, ainsi que la coordination prestataires pour gérer la logistique exposant ou organiser le montage de stand.
En parallèle, la gestion des inscriptions, combinée à une communication proactive sur des plateformes comme YouTube, Instagram et LinkedIn, est indispensable pour attirer l’attention avant l’événement.
Constituer une équipe terrain polyvalente et formée
Recrutement et sélection des profils adaptés
La constitution d’une équipe terrain efficace commence par le recrutement et la sélection de profils adaptés aux exigences spécifiques d’un salon professionnel.
Il est important de rechercher des candidats ayant une expérience dans l’événementiel, la communication, et le commerce, notamment ceux qui ont déjà travaillé dans des environnements de foires et de salons.
Les rôles peuvent varier : assistant commercial et de communication, hôtes ou hôtesses d’accueil, spécialistes en design de stand ou en logistique.
La maîtrise de la communication, y compris la langue des signes pour une accessibilité maximale, est également un atout significatif.
Formation spécifique aux salons professionnels
Une fois les membres de l’équipe sélectionnés, il est essentiel de les former spécifiquement aux exigences et particularités des salons professionnels.
Cette formation devrait couvrir plusieurs aspects, tels que la connaissance du lieu et du plan du salon, la gestion des inscriptions et de l’accréditation, ainsi que les procédures de montage et de démontage des stands.
La formation devrait également inclure des modules sur la communication pré-événement, la signalétique, et l’animation du stand pour maximiser l’interaction avec les visiteurs et garantir que chaque membre de l’équipe est bien préparé et aligné avec les objectifs de l’événement.
Enfin, la formation devrait aborder les aspects du réseautage professionnel, des conférences et des tables rondes, ainsi que la manière de suivre et de convertir les leads générés pendant l’événement.
Lucie Pontier-Baldewyns
Définir les rôles et responsabilités clairs
Création de fiches de poste pour chaque membre de l'équipe
Une fois l’équipe terrain constituée, il est essentiel de définir clairement les rôles et responsabilités de chaque membre par la création de fiches de poste précises est une étape importante pour éviter les chevauchements de tâches et les malentendus.
Les commerciaux seront responsables des interactions avec les clients, de la présentation des produits et services, ainsi que de la gestion des leads.
Les hôtesses et hôtes d’accueil, quant à eux, auront pour mission l’accueil, la gestion de la restauration, ainsi que le contrôle du flux de personnes.
Le responsable communication jouera un rôle clé dans l’élaboration des messages, la préparation des supports de communication, et le suivi de la communication avant et pendant l’événement.
Le chef de projet, de son côté, sera en charge de la coordination globale de l’équipe et de la mise en œuvre des objectifs fixés par l’entreprise.
Mise en place d'une hiérarchie flexible et réactive
Une hiérarchie claire et adaptable est nécessaire pour garantir que l’équipe fonctionne de manière efficace et réactive.
Cette hiérarchie doit permettre une communication fluide entre les différents niveaux de l’équipe, ainsi qu’une prise de décision rapide en cas d’imprévus.
Il sera également présent sur le stand, notamment pendant les premiers jours du salon, pour s’assurer que tout se déroule selon les plans et pour gérer les incidents qui pourraient survenir.
Une hiérarchie flexible permet aussi de réajuster les rôles et les responsabilités en fonction des besoins du moment, garantissant ainsi que l’équipe reste adaptable et efficace tout au long de l’événement.
Organiser des briefings réguliers et efficaces
Planification des réunions préparatoires
La planification des réunions préparatoires est une étape essentielle pour garantir que toute l’équipe est alignée et prête à participer au salon. Il est fortement recommandé de débuter ces briefings plusieurs mois avant l’événement.
Ces réunions doivent inclure plusieurs points clés, comme la validation du plan du stand, la complétion du cahier technique requis par l’organisateur du salon, ainsi que les discussions sur les besoins en électricité, éclairage et mobilier.
En parallèle, il est indispensable d'organiser une coordination avec les prestataires pour assurer la logistique exposant, ainsi que finaliser des détails importants, notamment l’impression des supports de communication et l’achat des fournitures nécessaires pour le montage de stand.
Utilisation d'outils de communication interne
Pour garantir l’efficacité des briefings, l’utilisation d’outils de communication interne est indispensable. Des plateformes de collaboration telles que Slack, Trello ou Asana peuvent centraliser les informations, assigner les tâches, et suivre l’avancement des préparatifs.
Ces outils facilitent également la communication en temps réel entre les membres de l’équipe, même si certains ne peuvent pas être présents physiquement. Des réunions virtuelles via des outils comme Zoom ou Google Meet permettent de discuter des ajustements de dernière minute et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
En outre, ces outils peuvent servir à partager des documents importants tels que le brief du stand, les plans du salon, et les instructions des organisateurs. Cela aide à éviter les malentendus et garantit une cohésion d’équipe optimale.
Charlotte Reille
Mettre en place une logistique impeccable
Gestion des stocks et des fournitures nécessaires
Une logistique impeccable repose sur une gestion rigoureuse des stocks et des fournitures nécessaires pour le stand. Il est essentiel de planifier et de coordonner le transport de tous les éléments, qu’il s’agisse des supports visuels, du mobilier, de l’éclairage ou des équipements électriques.
Pour garantir un déroulement fluide, il est essentiel de collaborer étroitement avec les prestataires afin d’établir un calendrier précis de livraisons, tout en respectant les horaires d’installation stricts imposés par les organisateurs du salon.
Par ailleurs, prévoir des marges de sécurité dans les délais et disposer de solutions alternatives pour chaque étape critique est une excellente manière de pallier les imprévus tels que des retards de livraison ou des annulations de dernière minute.
Coordination avec les services de sécurité, nettoyage, et restauration
La coordination avec les services de sécurité, nettoyage et restauration est une autre facette essentielle de la logistique. Il est important de désigner un point de contact principal qui supervisera ces aspects et sera informé en temps réel des opérations et des éventuels imprévus.
La sécurité doit être une priorité. Une collaboration étroite avec les services de sécurité du salon garantit que tous les équipements et matériels sont installés et utilisés de manière sûre.
Concernant la restauration, il est indispensable de coordonner avec les services de restauration du salon pour fournir des boissons et des snacks aux membres de l’équipe ainsi qu’aux visiteurs, si nécessaire.
Cela peut inclure la réservation de zones de repos ou de salles de réunion équipées pour offrir un espace confortable aux équipes et aux invités, tout en optimisant l'accueil visiteurs lors des conférences ou tables rondes prévues dans votre planning salon.
Préparer l'équipe à gérer les imprévus
Simulation de scénarios d'urgence 🚨
Préparer l’équipe à gérer les imprévus est une étape essentielle pour garantir le succès d’un salon professionnel. Une méthode particulièrement efficace pour atteindre cet objectif est la simulation de scénarios d’urgence.
Ces simulations plongent l’équipe dans des situations réalistes et permettent de tester ses réactions face à des événements inattendus, tels que des pannes techniques, des problèmes de sécurité, ou des crises impliquant les visiteurs.
Par exemple, les exercices peuvent inclure la gestion d’une panne électrique, la réaction face à un incendie, ou encore la résolution d’un conflit entre visiteurs.
Ces mises en situation développent des compétences telles que les réflexes et la prise de décision rapide, indispensables pour maintenir le calme et assurer la continuité de l’événement en cas d’imprévu.
Student Pop pour une équipe dédiée à la gestion de crise😱
Pour une préparation optimale d'un salon, il est judicieux de s’appuyer sur des experts tels que Student Pop qui peuvent vous mettre à disposition une équipe dédiée et formée lorsque cela est nécessaire.
L’Etudiant a notamment fait appel à Student Pop pour renforcer leur équipe dans plus de 80 salons partout en France. Concrètement, un pool régulier d’étudiants travailleur, dynamique et plein d’énergie a été constitué et formé pour donner un coup de pouce dans de nombreux salons :
Organiser un salon professionnel à Paris demande une planification minutieuse. Il est essentiel de réunir une équipe terrain polyvalente et bien formée, d'organiser des briefings réguliers, d'assurer une logistique impeccable et de se préparer aux imprévus. Ces étapes clés sont indispensables pour garantir le succès de votre événement et maximiser votre impact auprès de votre public cible.
Chez Student Pop, nous accompagnons déjà de nombreuses marques dans leurs besoins événementiels. Et si c’était à votre tour de nous faire confiance ?
