Organiser un événement d’entreprise est une tâche complexe et stratégique, impliquant divers formats tels que séminaires, formations et ateliers, roadshows, foires et salons professionnels, lancements de nouveaux produits, soirées d’entreprise ou webinaires. Ces événements visent des objectifs variés : motiver les équipes, fidéliser les clients, améliorer la notoriété, renforcer la réputation et l’image de marque, ou encore augmenter les ventes. Leur succès repose sur une planification rigoureuse, incluant la création du concept, et une exécution sans faille.
Chaque étape, du choix du lieu à la gestion logistique en passant par la communication et la scénographie, nécessite des compétences précises. Les questions clés à se poser : qui pour gérer ces étapes ? Étudiants, avec leur dynamisme et flexibilité, ou intérimaires, forts de leur expérience et stabilité ? Ce choix est déterminant pour garantir que votre événement atteigne ses objectifs tout en marquant les esprits de vos participants.
Comprendre les besoins de votre événement d'entreprise
Évaluer la nature et les spécificités de l'événement
Avant de décider qui embaucher pour votre événement d'entreprise, il est important de bien comprendre la nature et les spécificités de l'événement en question. Chaque type d'événement possède ses propres exigences et objectifs.
Par exemple, un lancement de produit met souvent l'accent sur la promotion de marque, la génération de leads et la création de relations commerciales. En revanche, un séminaire ou une formation se concentre davantage sur le développement de la culture d'entreprise et la motivation des collaborateurs.
Il est essentiel de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre événement. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART). Une telle approche vous permettra d'identifier les compétences et les ressources nécessaires pour garantir le succès de votre événement.
Identifier le volume et le type de travail requis
Une fois que vous avez défini la nature et les objectifs de votre événement, il est important d'évaluer le volume et le type de travail requis. Cela inclut la gestion du budget, la définition du programme, la sélection des intervenants, la gestion de la sécurité et des risques, ainsi que l'installation et la décoration d'espaces adaptés. Chacune de ces tâches demande des compétences spécifiques et des expériences variées, ce qui influencera votre choix entre étudiants et intérimaires.
Par exemple, si votre événement nécessite une forte créativité et une flexibilité, comme pour une soirée d'entreprise ou un événement de networking et cocktails, les étudiants peuvent apporter une énergie et une innovation précieuses. En revanche, si votre événement demande une grande stabilité et une expérience solide, comme pour une conférence ou un lancement de produit, les intérimaires pourraient être plus adaptés.
Les étudiants dans l'événementiel : avantages et inconvénients
Avantages
Les étudiants peuvent apporter plusieurs avantages significatifs lors de l'organisation d'événements d'entreprise. Tout d'abord, leur flexibilité horaire est un atout majeur.
Ils sont souvent disponibles pour travailler sur des missions temporaires ou saisonnières, ce qui permet une gestion plus agile des ressources humaines et évite les frais liés aux contrats à durée indéterminée (CDI) et aux avantages sociaux.
6 avantages clés de recruter des étudiants pour vos événements
Inconvénients
Même si les étudiants offrent plusieurs avantages, il existe également des inconvénients à prendre en compte. L'un des principaux est leur manque d'expérience et de stabilité. Ils peuvent ne pas posséder les compétences nécessaires pour gérer des tâches complexes ou des situations critiques pouvant survenir lors d'un événement.
De plus, leurs engagements académiques peuvent interférer avec leur disponibilité pour travailler. Cela signifie que leur présence et leur implication dans l'événement peuvent être intermittentes, ce qui peut affecter la continuité et la cohérence de l'organisation.
Les intérimaires dans l'événementiel : avantages et inconvénients
Avantages
Les intérimaires offrent de nombreux avantages significatifs dans l'organisation d'événements d'entreprise. L'un des principaux atouts est leur réactivité et leur disponibilité immédiate.
Les agences d'intérim peuvent rapidement fournir des candidats qualifiés, ce qui est particulièrement utile pour des événements nécessitant une mise en place rapide ou pour répondre à des besoins spécifiques à court terme.
De plus, les intérimaires possèdent souvent une expérience solide et des compétences bien établies, les rendant aptes à gérer des tâches complexes et à réagir efficacement aux situations critiques. Cette expertise est essentielle pour des réunions d'affaires, des événements clients (B2B, B2C), ou encore des assemblées générales, qui exigent une grande stabilité et une gestion professionnelle. Leur rôle peut inclure des responsabilités comme celles de responsable logistique, régisseur technique ou chef de projet événementiel.
Inconvénients
Malgré leurs avantages, l'embauche d'intérimaires présente certains inconvénients. L'un des principaux est le manque de stabilité et de sécurité de l'emploi. Les contrats d'intérim, souvent courts et successifs, laissent les intérimaires dans l'incertitude quant à leur prochaine mission.
Cette précarité peut affecter leur engagement et leur stabilité au sein de l'équipe.
Un autre problème réside dans la variabilité des revenus. Les intérimaires peuvent faire face à des fluctuations importantes de salaire d'un mois à l'autre, en fonction des heures travaillées et des périodes d'intermission. Cela complique la planification financière et peut nuire à leur stabilité personnelle.
Considérations clés pour le choix entre étudiants et intérimaires
Budget et ressources financières
Lorsque vous envisagez d'embaucher des étudiants ou des intérimaires, votre budget et vos ressources financières disponibles sont des facteurs déterminants. Les étudiants présentent souvent un coût d'embauche plus faible, ce qui constitue un avantage majeur pour les événements à budget limité.
Leurs salaires, généralement inférieurs à ceux des intérimaires ou des employés à temps plein, permettent de réduire les dépenses de main-d'œuvre tout en préservant la qualité du service.
En revanche, les intérimaires, bien que plus onéreux, apportent une expérience et des compétences qui peuvent justifier cet investissement supplémentaire. Si votre budget le permet, leur embauche peut s'avérer plus rentable à long terme en termes de productivité et de qualité des prestations.
Complexité et exigences de l'événement
La complexité et les exigences spécifiques de votre événement sont également des éléments à analyser. Pour des événements simples et répétitifs, comme des animations commerciales ou des journées portes ouvertes, les étudiants peuvent être suffisamment qualifiés pour remplir les tâches nécessaires.
En revanche, pour des événements plus complexes, tels que des conférences, des lancements de produits ou des dîners de gala, les intérimaires, grâce à leur expérience et leurs compétences avancées, sont souvent mieux adaptés.
Ils possèdent les outils nécessaires pour gérer efficacement les aspects logistiques et organisationnels, garantissant ainsi une exécution fluide et professionnelle.
Importance de l'expérience et du professionnalisme
L'importance de l'expérience et du professionnalisme varie en fonction du type d'événement que vous organisez. Pour des événements nécessitant un haut niveau de professionnalisme, comme une assemblée générale ou un webinaire, les intérimaires sont généralement la meilleure option. Leur solide expérience et leurs compétences assurent une gestion efficace et une présentation irréprochable.
En revanche, pour des événements plus informels ou créatifs, comme des soirées d'entreprise ou des activités de team building, les étudiants peuvent apporter une fraîcheur et une innovation qui enrichissent l'expérience globale.
Durée et fréquence de l'événement
La durée et la fréquence de votre événement sont des facteurs à ne pas négliger. Pour des événements ponctuels ou de courte durée, les étudiants sont une excellente option, permettant une flexibilité dans la gestion des ressources humaines sans engagement à long terme.
Cette solution aide à éviter les coûts liés aux contrats à durée indéterminée tout en répondant aux besoins spécifiques de l'événement.
Pour des événements récurrents ou de longue durée, les intérimaires offrent une stabilité et une continuité indispensables pour garantir la qualité et la cohérence de l'organisation. Grâce à des contrats renouvelables ou prolongés, ils assurent une présence fiable et constante.
Créer un mix optimal : Combinaison d'étudiants et d'intérimaires
Utiliser les forces de chacun
Créer un mix optimal entre étudiants et intérimaires permet de maximiser les avantages de chaque profil. Les étudiants apportent une énergie dynamique, de l'innovation et une flexibilité qui peuvent être très bénéfiques pour les aspects créatifs et interactifs des événements.
Ils sont particulièrement adaptés pour gérer des tâches qui nécessitent de la polyvalence et de la motivation, telles que les animations commerciales, les activités de team building ou les soirées d'entreprise.
De leur côté, les intérimaires apportent leur expérience et leur professionnalisme, essentiels pour les aspects plus complexes et critiques de l'événementiel, tels que la gestion logistique, la coordination des prestataires et la gestion des risques. Ils sont mieux équipés pour gérer les délais serrés et les situations de crise qui peuvent surgir lors d'un événement.
Stratégies pour une intégration efficace des deux profils
Pour intégrer efficacement les étudiants et les intérimaires, il est essentiel de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun. Cela implique de créer un plan de travail détaillé qui utilise les forces de chaque profil. Par exemple, les étudiants peuvent être responsables de la conception et de l'exécution des activités interactives, tandis que les intérimaires gèrent les aspects logistiques et organisationnels.
Une autre stratégie consiste à former et à encadrer les étudiants par les intérimaires expérimentés. Cela permet de transmettre les compétences et l'expérience nécessaires pour que les étudiants puissent prendre en charge des responsabilités plus importantes au fil du temps.
Cette approche favorise également la création d'un vivier de recrutement pour l'entreprise, en préparant les étudiants à devenir des employés compétents et motivés à long terme.
Exemples de réussite d'événements mixtes
De nombreux événements ont réussi en combinant les forces des étudiants et des intérimaires. Par exemple, lors d'un grand lancement de produit, les intérimaires peuvent gérer la logistique, la sécurité et la gestion des risques, ainsi que la coordination des prestataires, tandis que les étudiants sont responsables de l'animation, de la distribution des invitations et de l'interaction avec les participants.
Cette combinaison permet de créer une expérience mémorable et engageante pour les invités, tout en assurant une exécution professionnelle et efficace de l'événement.
De même, pour les événements de team building, les étudiants peuvent concevoir et animer des activités innovantes et interactives, tandis que les intérimaires s'assurent que toutes les dispositions logistiques et de sécurité sont en place. Cette collaboration garantit que l'événement soit à la fois divertissant et sécuritaire, répondant ainsi aux objectifs de renforcement de la cohésion d'équipe et de motivation des collaborateurs.
En conclusion, la réussite d'un événement d'entreprise repose sur un choix stratégique entre faire appel à des étudiants ou des intérimaires. Il est essentiel de bien comprendre les besoins spécifiques de votre événement en analysant la nature, les exigences ainsi que le volume et le type de travail à réaliser. Les étudiants se distinguent par leur énergie et leur créativité, tandis que les intérimaires apportent une expérience précieuse et un professionnalisme adapté aux tâches complexes.
Pour maximiser les avantages et réduire les inconvénients, envisagez de créer un mix optimal en combinant les forces de chaque profil. Une définition claire des rôles et des responsabilités, associée à l'utilisation d'outils numériques pour automatiser et suivre les tâches, vous permettra d'assurer une gestion efficace et une exécution réussie de votre événement.
